Project Management Office : les 7 meilleures pratiques pour être efficace

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Au risque de faire pleurer les chefs de projet, il faut tout de même l’admettre : nous vivons dans un monde où 90% des projets n’atteignent pas leurs objectifs coûts/qualité/délais. D’après KPMG, c’est la mise en œuvre inadéquate de la gestion de projet qui est à l’origine de 32% des échecs (manque de communication : 20%, méconnaissance du périmètre et complexité : 17%). Bref, la technologie n’est pas, et de loin, le facteur le plus important pour expliquer ces échecs. D’où l’importance de mette en place des PMO dans les DSI.

Fraude : écarts de conduite des entreprises, responsabilité des individus

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Conduite dans 62 pays, la 14ème édition de l’enquête internationale sur la fraude menée par IPSOS pour EY met un coup de projecteur sur les enjeux de la transparence dans les affaires, dans un environnement géopolitique et financier toujours instable.

Quelques chiffres clés :

1. 32% des répondants affirment avoir déjà été confrontés dans le cadre de leurs fonctions aux problématiques de corruption et 39% considèrent la corruption comme répandue dans leur pays.
2. 91% estiment important pour l’entreprise de connaître le détenteur réel des capitaux des entités avec lesquelles elles développent des relations d’affaires.
3. 42% sont prêts à justifier des comportements non-éthiques pour atteindre les objectifs financiers. La majorité des répondants (83%)considère les poursuites judiciaires contre les individus comme un moyen de dissuasion efficace.
4. 55% seulement des interrogés considèrent que leur organisation a suffisamment investi dans des logiciels spécialisés en analyse de données.
5. 55% des entreprises interrogées disposent d’une ligne d’alerte éthique.Il revient au top management d’évaluer l’efficacité des dispositifs d’alertes ainsi que de s’assurer de la connaissance de leur existence par les collaborateurs.

Focus sur la France :

1. 50% des répondants estiment que le gouvernement cherche activement à engager des poursuites judiciaires, mais quelles ne se traduisent pas par des condamnations.

2. 18% estiment que les pratiquent de corruption sont répandues en France (vs. 39% dans le reste du monde).

3. 78% reconnaissent la cybercriminalité comme un risque (vs.47% dans le reste du monde).

Le contrôle interne : Un élément essentiel de l’efficacité et de la performance

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Je vous invite à lire un article découvert dans le journal « Le Nouvel Économiste », qui précise de manière claire et synthétique les origines, l’évolution, les interférences et le rôle du contrôle interne.

« Le contrôle interne, synonyme de maîtrise des activités, est une pratique ancienne. Il s’est toutefois vu renforcé ces dernières années dans son aspect formel sous l’impulsion des législations successives faisant suite à des scandales financiers. Et si les sociétés cotées et les secteurs tels que la banque sont aujourd’hui soumis à de fortes obligations en la matière, le contrôle interne garde sa pertinence dans toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité. Sa qualité passe par l’efficacité, aux antipodes d’une bureaucratie lourde. »

Une certaine vision du contrôle interne

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Coupole de verre du Reichstag (du Gouvernement) – Berlin
(source Pixabay)

=== > De la réalité opérationnelle à l’intelligence du contrôle interne :
Le management d’un système de contrôle interne (SCI) n’est pas une simple conformité réglementaire. Il participe à la création de valeur, au sens d’amélioration de la performance économique et de pérennité de l’entreprise.

Les bouleversements en cours et à venir, en raison des nouvelles technologies (Web 2.0, voire Web 3.0, Cloud Computing, Software as a Service…), des besoins en gestion des données (maîtrise de leurs flux, de leur utilisation et de leur sécurité), des changements structurels des organisations privées et publiques, de l’évolution d’un management vertical vers des processus de management horizontaux, des crises cycliques de plus en plus intenses et répétées, sont à prendre en compte a priori.

Ces éléments entrent en considération, car ils influencent fortement l’environnement de contrôle et la gestion des risques liés à l’information.

=== > Vers une maîtrise globale des risques et l’analyse décisionnelle:
Les informations économique, stratégique et le ‘’savoir-faire’’, ‘’nerf de la guerre’’ lié à la mondialisation des économies (concurrence, parts de marché…), ne sont plus contenus uniquement dans le système d’information, protégés par des actions préventives du responsable des sécurités (RSI/RSSI).
L’information et la gestion des risques qui y sont liés sont à considérer selon un principe de transversalité.
Nous sommes en présence de nouveaux processus à part entière, dont la maîtrise peut s’effectuer par un juste équilibre entre les fonctions de risk-management, d’animation du contrôle interne et d’intelligence économique (IE).
Il est nécessaire de se diriger vers une méthodologie agile de gestion du SI et des nouveaux projets stratégiques ou non.

La gouvernance d’entreprise doit intégrer de nouveaux modes de gestion, en organisant et en dosant de façon cohérente certaines fonctions de support dans l’entreprise (responsable de la conformité et du contrôle interne (RCCI/RCI/RCSI), responsable du contrôle interne, responsable conformité, responsable qualité, risk-manager/responsable de la gestion des risques, responsable IE, RSI/RSSI).
L’implantation ou l’amélioration continue d’un SCI, tout comme son efficacité et son efficience, ne peut s’imposer aux membres d’une organisation.

Le contrôle interne est à considérer comme un atout stratégique, un levier d’efficacité, qui peut procurer un avantage concurrentiel et une amélioration de la capacité d’anticipation

Il s’agit d’un projet à part entière, à mener sous forme de conduite du changement, incluant une information et une communication continues utilisées comme outil pédagogique favorisant l’adhésion des collaborateurs.